Acclivitas („wir", „uns", „unser") setzt im Rahmen bestimmter Executive-Search- und Recruiting-Aktivitäten KI-gestützte Tools ein. Dieser Hinweis erklärt, was diese Tools tun, wie sie sich auf Sie als Kandidat:in auswirken und welche Rechte Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem EU-KI-Gesetz („EU AI Act") zustehen.

Die eingesetzten Anwendungen folgen den gesetzliche Vorgaben: Art. 28 DSGVO, DPA, EU-Hosting, keine Nutzung der Daten für Trainingszwecke, oder übertreffen diese: ISO 27001 zertifiziert, SOC 2 Type II zertifiziert. Dieser Hinweis ergänzt unsere allgemeine Datenschutzerklärung und gilt speziell für den Einsatz von KI in unserem Such- und Auswahlprozess.

Im Rahmen unseres Recruiting-Prozesses setzen wir KI-gestützte Software ein, die uns bei der Analyse von Lebensläufen und der Einschätzung von Kandidatenprofilenunterstützt. Dazu können unter anderem folgende Funktionen gehören:

• Strukturierung und Zusammenfassung von Informationen aus Lebenslauf,
• Bewerbungsunterlagen und Gesprächsnotizen zur Unterstützung der Bewertung
• Abgleich von Kandidatenprofilen mit den Anforderungen einer bestimmten Position
• Hervorhebung relevanter Erfahrungen, Fähigkeiten oder Qualifikationen zur Durchsicht durch einen Berater bzw. eine Beraterin
• Entwurf von Kommunikation

Diese Tools unterstützen die Einschätzung unserer Berater:innen – sie ersetzen sie nicht. Sie helfen unserem Team, große Mengen an Informationen effizienter zu sichten, treffen jedoch keine eigenständigen Einstellungs- oder Auswahlentscheidungen.

Keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer Auswirkung auf Sie – etwa ob Sie in die engere Auswahl kommen, einem Mandanten vorgestellt oder aus einem Suchprozess ausgeschlossen werden – wird ausschließlich durch ein automatisiertes System getroffen.

Jedes KI-gestützte Ergebnis wird von einem qualifizierten Berater bzw. einer qualifizierten Beraterin überprüft, bevor es in den Prozesses einfließt. Die abschließende Einschätzung trifft immer ein Mensch (human in the loop). Dies entspricht unseren Pflichten aus Art. 22 DSGVO (Recht, keiner ausschließlich auf

einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden) und Art. 26 Abs. 2 EU AI Act (Pflicht zur menschlichen Aufsicht über KI-Systeme).

Als Anwender von KI-Systemen, die zur Analyse, Filterung oder Bewertung von Bewerbungen eingesetzt werden, sind wir verpflichtet:

• Sie darüber zu informieren, dass in einem Prozess, der Sie betrifft, ein KI-System eingesetzt werden kann (Art. 26 Abs. 11)
• sicherzustellen, dass das System unter kompetenter menschlicher Aufsicht genutzt wird (Art. 26 Abs. 2)
• sicherzustellen, dass die vom System verwendeten Daten für seinen Zweck relevant und geeignet sind (Art. 26 Abs. 4)
• Aufzeichnungen über die Nutzung des Systems zu Rechenschaftszwecken zu führen (Art. 26 Abs. 6)

Dieser Hinweis erfüllt zusammen mit etwaigen Informationen, die Ihnen im Rahmen eines konkreten Suchprozesses individuell mitgeteilt werden, diese Transparenzpflicht.

Da KI eine Rolle in unserem Prozess spielt, stehen Ihnen in diesem Zusammenhang folgende Rechte zu:

Recht auf menschliche Überprüfung.

Sie können jederzeit – auch bevor der Prozess abgeschlossen ist – einen Berater bzw. eine Beraterin bitten, zu erläutern, wie Ihre Bewerbung bewertet wurde, und ein KI-gestütztes Ergebnis, das Sie betrifft, überprüfen zu lassen.

Recht auf Erklärung.

Beruht eine Entscheidung, die Sie erheblich betrifft, auf dem Ergebnis eines KI-Systems, haben Sie das Recht auf eine klare und aussagekräftige Erklärung der Rolle, die das KI-System dabei gespielt hat, sowie der wesentlichen Faktoren, die zu dem Ergebnis geführt haben (Art. 86 EU AI Act).

Ihre Rechte nach der DSGVO.

Wie bei jeder Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie zudem das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten, das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Diese Rechte sind ausführlich in unserer Datenschutzerklärung beschrieben.

Um eines dieser Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an privacy@acclivitas.com.

Die von uns eingesetzten KI-Tools verarbeiten die Informationen, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen – in der Regel Ihren Lebenslauf, Bewerbungsunterlagen sowie Informationen, die Sie in Interviews oder Profilgesprächen mitteilen. Wir speichern Kandidatendaten, einschließlich etwaiger KI-gestützter

Bewertungsvermerke, damit wir Sie für passende zukünftige Positionen berücksichtigen können. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen, indem Sie sich über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

● Alle von uns eingesetzten KI-Tools werden vor ihrem Einsatz hinsichtlich ihres Verwendungszwecks, ihres Umgangs mit Daten sowie ihrer Vereinbarkeit mit den Anforderungen der DSGVO und des EU AI Act geprüft.

● Der Zugriff auf KI-gestützte Ergebnisse ist auf die Berater:innen beschränkt, die unmittelbar an dem jeweiligen Suchprozess beteiligt sind.

● Wir nutzen KI nicht, um sensible Merkmale (wie Gesundheit, ethnische Herkunft, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit) im Rahmen der Kandidatenbewertung abzuleiten.

● Wir überprüfen unsere KI-gestützten Prozesse regelmäßig auf Konsistenz, Fairness und Genauigkeit.

Bei Fragen zum Einsatz von KI in unserem Prozess oder wenn Sie ein Anliegen vorbringen möchten, wenden Sie sich bitte an privacy@acclivitas.com. Sie haben zudem das Recht, sich bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren – in Deutschland ist dies der bzw. die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) oder die für Ihre Region

zuständige Landesdatenschutzbehörde.

Dieser Hinweis dient der Transparenz und stellt keine Rechtsberatung dar.